Sistemas de Informações nas Instituições Hospitalares, sua democratização como tática gerencial

autor: Francisco Gomes
Vivemos em uma sociedade onde tudo tem que ser solucionado o mais rápido possível e as

instituições hospitalares não estão fora deste contexto, pois também este mercado tornou-se exigente e mais seletivo com seus clientes internos e externos, o que acaba forçando estas instituições a terem diretrizes de fácil compreensão e muito bem definidas.
Uma instituição de saúde tem como objetivo maior a assistência ao paciente, mas não podemos descartar o papel de toda a administração, pois para que possamos atingir este objetivo maior, existe a necessidade de uma integração e interação entre as partes, ou seja, a equipe assistencial não consegue realizar seus processos sem o auxilio da equipe administrativa e o inverso é igual, pois a equipe administrativa não consegue realizar seus processos sem a ajuda e o conhecimento técnico da equipe assistencial.

Diante do cenário exposto, percebe-se uma certa ênfase à necessidade extrema de comunicação na forma de troca de informações claras e objetivas em todos os seus níveis hierárquicos, percebe-se ainda que diante da composição multidisciplinar do corpo funcional destas instituições, não existe uma preocupação com o que e quais devem e podem ser o conteúdo destas informações, e cabe aos responsáveis pelos Sistemas de Informações existentes, analisar, dentro da estratégia de cada instituição, quais são as informações que realmente agregam valor aos planos da instituição, e quando sim, devem estes ser disponibilizados, pois sabe-se que dependendo do conteúdo da informação, esta pode alterar rumos de negociações importantes, bem como, determinar a sua permanência ou não em seu mercado; sabe-se ainda que não basta disponibilizar uma infraestrutura moderna e atualizada de comunicação, é preciso ter profissionais competentes que saibam transformar informação em conhecimento.

Quando um cliente, paciente ou não, chega em uma instituição de saúde para realizar procedimentos que podem ser deste uma consulta até uma cirurgia de grande porte, desencadeia uma série de processos que vão deste o seu registro, passam pelo período de permanência, até a sua saída da instituição, sem esquecer que durante sua permanência, haverá o levantamento de seu histórico dentro da instituição, conforme a solicitações dos profissionais envolvidos com o seu atendimentos, este poderá ainda utilizar-se de procedimentos do S.A.D.T. (Serviço de Apoio Diagnóstico e Terapêutico), dos procedimentos do S.N.D. (Serviço de Nutrição e Dietética) que além das dietas normais (padronizadas), poderá servir ainda a nutrição enteral que é administrada via sonda por uma das narinas até o tubo digestivo, quando o paciente está impossibilitado de receber a alimentação por via oral.

E quem informa o S.A.D.T. que existem exames para serem feitos?, quem informa que existe a necessidade de colher material (sangue, urina, fezes, liqüor, etc) para a realização de diversos exames?, e como acompanhar todo o processo desde a solicitação do exame até a liberação do laudo final?, qual a importância da informação ao solicitante do status (em pedido, em coleta, em separação, em execução, executado e liberado, do exame?, o S.N.D., quem informa qual a dieta do cliente (paciente), quem informa se este está em condições de se alimentar via oral ou não, se existe a necessidade da preparação da dieta enteral?, ou ainda a necessidade de nutrição parenteral que é preparada pelo serviço de Farmácia, pois exige um tratamento especial por ser ministrada pela artéria, temos ainda outros setores e serviços envolvidos com o atendimento ao paciente que também dependem de informações recebidas para disponibilizar suas informações e não pode se esquecer das instituições privadas, pois nestas, todos os passos para a realização de um procedimentos, deve ser debitado na conta do cliente (paciente).

Para o bom acompanhamento detalhado de cada passo para a realização das rotinas acima, se faz necessário informatiza-las, e a informatização destas rotinas requer conhecimento técnico e linguagem apropriada, fato este que se não for bem trabalhado pelos profissionais envolvidos, pode vir a interferir com a comunicação da instituição, dificultando o relacionamento entre os técnicos e outros setores da instituição, o que não seria coerente para um sistema que busca a integração e interação.

Enfim, algo que não se pode negar, uma das armas utilizadas para ganhar o avanço competitivo é o uso de sistemas de informações capazes de auxiliar os gestores em suas decisões. Nos últimos anos constata-se muitos exemplos de instituições que deram passos importantes na criação de seu sistema de informação e passaram a frente de seus concorrentes por saberem utilizar melhor e de forma adequada as tecnologias e sistemas de informação; ou, por outro lado ainda, de instituições com um grande declínio de ganhos, perdas estas que muitas vezes deixa a instituição à beira da falência, esta situação é forçada principalmente porque seus concorrentes são verdadeiros desbravadores e investem pesadamente em computadores, microeletrônica, redes ou informações e na qualificação de seu parque funcional com o objetivo de sempre estar na dianteira, ou seja, buscam estar preparados para esta frenética competição imposta principalmente pela abertura das fronteiras.

Ora pois, se observa-se esta necessidade de troca de informações entre os diferentes níveis hierárquicos, informações estas que devem ser claras e objetivas, pode-se levantar algumas questões tais como:

- Qual ou quais os canais de comunicação utilizados para atingir os membros destas instituições?.

- Qual a linguagem utilizada, e esta está de acordo com os diferentes perfis que encontramos nestas instituições?.

- E qual é o seu Plano de Assistência ao Paciente (PAP)? Este existe?

Sabe-se que com a evolução das tecnologias e sistemas capazes de transformar dados em informações, as mudanças acontecem numa velocidade cada vez maior, criando-se assim um imenso fluxo de informações, e acreditem, está na vanguarda quem souber captar a maior quantidade de informações voltadas ao seu negócio, internaliza-las, processa-las e transforma-las em ações produtivas, e para que se possa ser capaz de estar sempre na vanguarda, estas instituições e seus membros devem ser o sujeito e o objeto de todo este processo, ou seja, deve-se avaliar, analisar e escolher corretamente o seu:

- canal ou rede de comunicação utilizado para a disseminação das informações.

Este deve ser de conhecimento e entendimento de todos da instituição, ou seja, clientes internos e externos de todos os níveis e classes sociais.

Deve-se ainda criar e implantar na instituição uma metodologia de disseminação de informações de forma eficaz e para que isso seja possível, deve-se filtrar adequadamente todas as informações eliminando o que é desnecessário.

- a linguagem utilizada
deve ser única, clara e objetiva, de forma que possa atingir o maior número de pessoas que compõem o quadro funcional destas instituições, pois jamais devemos esquecer que existem as diferenças culturais, sociais e econômicas, e estas acabam gerando dificuldades de entendimento e compreensão de todo o processo de comunicação.

- o conteúdo
Este deve obedecer os pressupostos da ética onde todas as informações disponibilizadas neste Sistema, deve acima de tudo respeitar o indivíduo, que por muitas vezes é o objeto da informação.

Todo e qualquer profissional destas instituições, envolvidos com os Sistemas de Informações, devem saber distinguir o que é uma informação estratégica de uma informação não estratégica, devem ainda saber escolher as fontes corretas e confiáveis, pois sabe-se que geralmente estas instituições tem em seus arquivos, um imenso acervo de dados, e este acervo sendo bem trabalhado por estes profissionais, é capaz de influenciar seus clientes internos e externos.

Pode-se até concordar com alguns dos aspectos aqui relacionados, mas ao analisar cada um dos pontos citados, verifica-se que na maioria das vezes a maior barreira imposta é a do próprio homem. Que no receio de perder espaço e posições que muitas vezes levaram anos para serem conquistadas, pois até aquele momento o profissional conhecedor de todas as rotinas da empresa, era visto como um "Deus", tornou-se um centralizador, e todas as decisões jamais poderiam ser tomadas sem que este "Deus" desse seu aval, nenhum relatório poderia ser aceito se não tivesse seu aval, e temos de reconhecer que os executivos apesar de precisarem de informações, o que nós vemos, atualmente, no mercado, é que esses executivos, muitas vezes, recorrem a outras formas de informação do que acessando as suas próprias bases de dados.

O que se pode perceber nestas instituições, é que os administradores se estagnaram no tempo, pois preferem continuar trabalhando com processos totalmente ultrapassados, tornando-se assim uma barreira difícil de ser vencida pelos profissionais e detentores do conhecimento destas novas tecnologias.



"Ao final da década de 60, Smith (1968:2) já alertava para um irônico dilema dos executivos, que corresponde ao grande volume de informações geradas pelo sistema macroeconômico e pelas empresas e a consequente insuficiência e inadequação das informações necessárias para a correta tomada de decisão." (OLIVEIRA, 1998, p. 21)


Como a própria história mostra, em meados da década de 70, iniciou-se uma desenfreada corrida para a utilização dos computadores; os grandes fabricantes, impunham suas próprias condições de venda e seus prazos de entrega; o mercado de trabalho não dispunha de profissionais em condições de atender a demanda, em quantidade e qualidade.

Carentes de estruturas, sistemas e bons profissionais para trabalharem com esta nova tecnologia, as empresas e seus administradores somente sentiam-se seguros quando detinham para si os dados e as informações muitas vezes necessárias para o bom andamento de setores críticos das instituições, pois existe uma tendência generalizada de que dentro de um ambiente de tecnologia avançada, os controles sejam mais fracos, e haja menos supervisão do que em um ambiente convencional.

"ela cria vantagem competitiva dando às empresas novos meios para superar seus rivais. (PORTER, 1986, p 62)"


Cada empresa possui uma estratégia competitiva voltada para o seu mercado, seja ela explícita ou implícita. Sendo que esta avassaladora evolução da utilização da informação está afetando empresas em diferentes mercados. Hoje, está cada vez mais presente, na preocupação diária dos administradores e suas organizações, a competitividade necessária que uma empresa deve ter para garantir seu sucesso no mercado em que atua, ou pelo menos sobreviver nele.

Portanto, diante do exposto, conclui-se que somente com a participação de todos os membros destas instituições, independentemente de sua posição hierárquica, pois a contribuição de cada um, deve ter um peso de igualdade, será possível definir regras e ou normas aceitáveis onde os Sistemas de Informações podem ser implantados, implementados e utilizados como mais uma ferramenta de apoio às decisões nestas instituições, quando estas são confiáveis e para que ocorra confiabilidade nas informações, as mesmas devem passar pelos métodos de análises conhecidos (análises clínicas e analises de conteúdo), que devem ser interpretados tendo como base; coerência, consistência, originalidade e objetivação.

Com a abertura de suas portas, os CTIs (Centros de Tecnologias de Informação), ficaram mais visíveis a todos os membros destas instituições, mostrando-lhes o quanto é importante a sua participação em todo este processo. Esta abertura, está acontecendo de forma a tornar claro a todos quais são os objetivos deste Sistema, sendo que o principal objetivo, ou seja, o objetivo maior é a desmistificação dos Sistemas de Informações como quebra de paradigmas ainda internalizados devido a diversidade de formação.

Com esta desmistificação, os CTIs deixam de ser um grupo fechado, de tecnólogos, em busca de algo ainda desconhecido pelo seu cliente e passa-se a ser uma equipe na busca de soluções para os objetivos comuns da instituição.

Neste novo contexto, todos saem ganhando, pois com a união de forças, novas ferramentas estarão sendo desenvolvidas facilitando a compreensão e utilização de todos os passos existentes no processo de alimentar as bases de dados de todo o Sistema de Informações Gerenciais.

Francisco Gomes

Mestre em Administração de Empresas e Recursos Humanos, Bacharel em Administração de Empresas, prático em desenvolvimento de sistemas, especialista em Tecnologia e Sistemas de Informação. Ministra palestras e cursos voltados à Informática e Recursos Humanos.

GLOSSÁRIO
Alta direção: Pessoas do topo da hierarquia de uma organização; tem maior autoridade e tomam decisões a longo prazo em nome da organização.
Banco de dados: Grupo de arquivos relacionado; mais especificamente, uma coleção de dados organizados para parecerem estar em só local de modo que possam ser acessados e utilizados em muitas aplicações diferentes.
Centro de informações: Instalações que proporcionam treinamento, ferramentas, padrões e suporte especializado para projetos de soluções por usuários finais.
Conhecimento: Conjunto de ferramentas conceituais e categorias utilizadas pelos seres humanos para criar, coletar, armazenar e compartilhar informações.
Depósito de dados: Conjunto de informações armazenadas pelo processo para serem utilizadas por algum processo, a qualquer momento.
Estrutura organizacional: Número de diferentes níveis, tipo de trabalho e distribuição de poder em uma organização.
Fluxo de dados: O nome deve expressar o significado do conjunto de informações que está fluindo.
Gerenciamento: Processo de usar recursos da empresa para alcançar metas, coordenar o trabalho de muitos funcionários e estabelecer critérios para medir o progresso ruma às metas estabelecidas.
Implementação: Processo de por em ação a solução de um problema e avaliar os resultados de modo a se realizarem melhoramentos, quinta etapa de resolução de um problema.
Informação: Dados que foram modificados para uma forma significativa e útil para os seres humanos.
Internet: Uma vasta rede de redes interligadas ligando organizações empresariais, governamentais, científicas e educacionais e também pessoas por todo o mundo.
Intranet: Rede privada interna baseada na tecnologia da Internet e da Web.
Organização empresarial: Organização complexa e formal cuja meta é produzir um produto ou serviço por um lucro.
Organização virtual: Arranjo organizacional em que as empresas estabelecem parcerias com outras empresas para fornecer mercadorias e serviços fora da estrutura organizacional tradicional e sem que haja ligações físicas entre as empresas.
Pós-implementação: Uso e avaliação de um novo sistema depois de instalado; último estágio do ciclo de vida tradicional de um sistema.
Processo: Conjunto de atividade que produzem, modificam ou atribuem qualidade às informações.
Projeto de sistemas: Modelo ou planta para uma solução de sistema de informação para um problema; mostra em detalhes como os componentes técnicos, organizacionais e de pessoal trabalharão juntos.
Qualidade de vida no trabalho: Grau em que os cargos são interessantes, satisfatórios e fisicamente seguros e confortáveis.
Rede: Meio físico e sofware que interligam dois ou mais computadores para transmitir voz, dados, imagens, som e/ou vídeo ou para compartilhar recursos de um periférico, tais como uma impressora.
Sistema de informação: Conjunto de componentes inter-relacionados que coletam, recuperam, processam, armazenam e distribuem informações com o propósito de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e a tomada de decisões nas organizações.
Sistema de informações gerenciais (SIGs): Sistema de suporte gerencial que fornecem relatórios sumários rotineiros sobre o desempenho da empresa; são utilizados para monitorar e controlar a empresa e prever o desempenho futuro.
Tecnologia da informação: é todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para tratar dados e ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada no produto, quer esteja aplicada no processo.
Tomada de decisão: Processo de discutir objetivos e soluções possíveis e escolha da melhor opção; terceira etapa da resolução de um problema.
Trabalhadores do conhecimento e de dados: Empregados de uma organização que criam e ou utilizam conhecimento ou dados para resolver problemas.
Trabalho da informação: Trabalho que envolve principalmente a criação ou o processamento de informações.

por Francisco Gomes
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